Logistikrichtlinie

Logistik Richtlinie
Gilles Tooling GmbH
Stand Juli 2019

 

Vorwort

GILLES Produkte setzen auf exzellente Qualität, herausragendes Design, eine besondere Exklusivität und verleihen jedem Motorrad sein individuelles Aussehen. Wir legen höchsten Wert auf die Erfüllung aller Kundenanforderungen – dabei ist es unerheblich, ob es sich um die Anforderungen privater Motorrad- und Sportfreunde oder aber um die Anforderungen der internationalen renommiertesten Motorradhersteller handelt.

Um dieses Ziel zu erreichen, sind wir auf die Zusammenarbeit mit den besten Zulieferern auf allen Gebieten unverzichtbar angewiesen. Dabei sind die 100%ige Erfüllung aller Qualitätsanforderungen sowie die geeignetsten, zuverlässigsten und effizientesten Prozesse eine zwingende Notwendigkeit.

QUALITÄT bedeutet aber nicht nur die „technische“ Lieferqualität – in den von GILLES TOOLING tätigen globalen Märkten fällt einer effizienten und exzellenten Logistik eine besondere Verantwortung zu. Die Auswahl ungeeigneter Transportmöglichkeiten, die Nichteinhaltung von Lieferterminen sowie falsche oder unzureichende Verpackungen oder die Nichtbeachtung gesetzlicher Vorgaben sind ebensolche Qualitätsmängel wie fehlerhaft produzierte Produkte.

Diese Logistikrichtlinie definiert daher für alle Zulieferer unsere wesentlichen Logistikanforderungen und ist wesentlicher Bestandteil unserer vertraglichen Zusammenarbeit mit unseren externen Partnern.

 

Gerhard Gilles, CEO                                                                                                                     Eric Wagner, Leiter Logistik  

                                                                                                                

 

 

Allgemeine Vorschriften

1.       Gültigkeit

Diese Vorschrift hat Gültigkeit für alle Lieferumfänge, die von Zulieferern an GILLES TOOLING vorgenommen werden. Diese Richtlinie gilt ergänzend zu unseren Allgemeinen Einkaufsbedingungen und ist integraler Bestandteil aller unserer Bestellungen an Zulieferer.

Mit der Annahme der Bestellung erklärt der Zulieferer auch seine Anerkennung dieser Richtlinie – sollte der Zulieferer nicht in der Lage sein, diese Richtlinie zu befolgen, so ist GILLES TOOLING vor Aufnahme einer Lieferung schriftlich zu informieren.

Der Zulieferer trägt sämtliche Kosten, die GILLES TOOLING durch die Nichteinhaltung dieser Richtlinie entstehen.

 2.       Ziel

Ziel dieser Richtlinie ist es, durch Erfüllung der hierin beschriebenen und detaillierten Anforderungen in der gesamten Logistikkette die hohen Qualitätsansprüche von GILLES TOOLING auch im Hinblick auf eine optimale Erfüllung Lieferqualität zu garantieren. Sämtliche Logistikprozesse sollen durch diese Richtlinie standardisiert und dadurch die Gesamtkosten optimiert werden.

 3.       Verfügbarkeit von Ansprechpartnern

Der Zulieferer hat vor der ersten Anlieferung einen Ansprechpartner für alle logistischen Fragen zu benennen und an GILLES TOOLING bekannt zu geben. Dieser Ansprechpartner hat während der normalen Geschäftstätigkeit von 7 – 18 Uhr zur Verfügung zu stehen. Darüber hinaus hat der Zulieferer einen „Notfall-Kontakt“ zu benennen, der GILLES TOOLING außerhalb der normalen Geschäftstätigkeit für logistische Themen zur Verfügung steht. Hierbei ist eine ständige Verfügbarkeit (24h/7 Tage) zu gewährleisten.

 4.       Logistikqualität

Die Einhaltung dieser Logistikrichtlinie geht regelmäßig in die Lieferantenbeurteilung ein – dadurch wird eine permanente Optimierung der Gesamtqualität eines Zulieferers erreicht. Bei Nichteinhaltung dieser Richtlinie ist GILLES TOOLING berechtigt, einen besonderen Eskalationsprozess zu Lasten des Zulieferers durchzuführen.

 

 

Serienlieferungen - Kennzeichnung

1.       Nachverfolgbarkeit

In der Lieferkette besitzt die Nachverfolgbarkeit einen hohen Stellenwert. Daher hat der Zulieferer durch geeignete Maßnahmen diese Nachverfolgbarkeit auch für seine Lieferungen sicherzustellen. Sowohl auf den jeweiligen Warenanhängern als auch auf den Lieferdokumenten sind die Chargennummer sowie das Produktionsdatum deutlich sichtbar aufzuführen. Dabei ist pro Lieferscheinposition nur eine eindeutige Charge zulässig.

Sollte zwischen Zulieferer und GILLES TOOLING eine vorherige Lieferavisierung (ASN) vereinbart sein, ist diese Chargennummer ebenfalls mit der Avisierung an GILLES TOOLING mitzuteilen.

 2.       Warenkennzeichnung

Die eindeutige Kennzeichnung von Warenlieferungen ist eine Notwendigkeit für einen optimalen Logistikablauf. Durch eine effiziente und nachvollziehbare Kennzeichnung sämtlicher Packstücke und Ladungsträger wird eine effiziente Erfassung der notwendigen Daten und eine Optimierung der Wareneingangs- Ein- und Auslagerungs- Verbrauchs- und Bestandserfassungsprozesse gewährleistet.

 3.       Warenanhänger

Jedes Packstück muss einen äußerlich gut sichtbaren Warenanhänger zur Identifikation des Inhalts gekennzeichnet sein. Jeder Warenanhänger muss eine eindeutige Packstücknummer tragen.

Zusätzlich muss der Ladungsträger (Palette oder Versandeinheit) ebenfalls mit einem Hauptwarenanhänger gekennzeichnet sein, der den Inhalt des Gesamtladungsträgers detailliert erläutert.

 4.       Anbringung des Warenanhängers

Jeder Warenanhänger ist am jeweiligen Packstück/Ladungsträger so sicher anzubringen, dass er unter den Belastungen des gesamten Logistikprozesses nicht abfallen kann. Vor Aufnahme einer Serienlieferung ist mit GILLES TOOLING die Art, Menge und Anzahl der Klebepunkte zu vereinbaren; dabei ist auf eine einfache und rückstandsfreie Entfernung der Klebepunkte zu achten.

Bei Verwendung von Mehrwegbehältnissen sind die vorgesehenen Taschen für Etiketten zu benutzen; dabei ist eine Verwendung von selbstklebenden Etiketten unzulässig. Bei der mehrfachen Verwendung von Packmitteln sind eventuell noch vorhandene Warenanhänger früherer Lieferungen zu entfernen bzw. so zu überdecken, dass Verwechselungen ausgeschlossen sind.

 

Warenanhänger sind wie folgt anzubringen:

a)      KLT (Mehrwegverpackung) oder Karton (Einwegverpackung) – grundsätzlich auf der Stirnseite der Behältnisse

b)       Paletten – Ladungsträger – grundsätzlich auf der Stirnseite des gestapelten Lagerträgers

 

Serienlieferungen - Verpackung

1.       Grundsatz

Sowohl die Herstellung als auch der Transport und die Entsorgung von Verpackungen belasten die Umwelt. GILLES TOOLING hat das Ziel, jegliche Umweltbelastungen auf ein unvermeidbares Minimum zu reduzieren.

GILLES TOOLING erwartet daher von allen Zulieferern von Serienmaterial die ausschließliche Verwendung von Mehrwegverpackungen.

 2.       Verpackungsplanung

Im Rahmen des Produktentstehungsprozesses ist der Zulieferer verpflichtet, auch eine Verpackungsplanung vorzunehmen und diese mit GILLES TOOLING vor Erstlieferung von Serienteilen abzustimmen.  Der Zulieferer ist für die Auswahl der geeigneten Verpackung eigenverantwortlich. Die Verpackung ist so zu wählen, dass jegliche Beschädigung und/oder Verunreinigung sowie Verlust in der Logistikkette ausgeschlossen ist. Die geplante und mit GILLES TOOLING abgestimmte Verpackung muss bis zum Vorserientermin zur Verfügung stehen. Eine Abstimmung der Verpackung mit GILLES TOOLING entbindet den Zulieferer jedoch nicht von seiner Qualitätsverantwortung. Der Zulieferer muss dafür Sorge tragen, dass die an GILLES TOOLING zu liefernden Produkte stets in der vorgesehenen und abgestimmten Verpackung geliefert werden können. Die Auslieferung von Waren in alternativen Verpackungen ist nur in besonderen Sonderfällen und nach vorheriger Abstimmung über einen Abweichantrag zulässig.

 3.       Kosten der Verpackung

Anfallende Kosten für Verpackung ist vom Lieferanten in seiner Angebotskalkulation als Kostenbaustein für das anzubietende Bauteil zu berücksichtigen und als gesonderten Posten in der Angebotsdetaillierung QAF auszuweisen.

4.       Mehrwegverpackungen

Die Auswahl der von GILLES TOOLING gewünschten Mehrwegverpackung ist Produkt und Prozess durch den Lieferanten zu planen und mit GILLES TOOLING abzustimmen. Nach endgültiger Festlegung übernimmt GILLES TOOLING die Beschaffung der Mehrwegverpackung und stellt diese dem Zulieferer zur Abholung zur Verfügung. Die mit der Bereitstellung der Mehrwegverpackung ggf. entstehenden Kosten für Transport trägt der Zulieferer.

Von GILLES TOOLING zur Verfügung gestellte Mehrwegverpackung darf ausschließlich für Transporte zu GILLES TOOLING genutzt werden. Die Verwendung dieser Mehrwergverpackungen für innerbetriebliche Abläufe des Zulieferers ist unzulässig.  Sollte der Zulieferer zur Realisierung von weiterem internen Optimierungsbedarf weitere Mehrwegverpackungen wünschen, kann er dies mit den Verantwortlichen der GILLES TOOLING-Logistik sowie der Einkaufsabteilung abstimmen – bei Zustimmung durch GILLES TOOLING kann der Zulieferer diese zusätzliche Mehrwegverpackung in eigener Verantwortung und bei eigener Kostenübernahme beschaffen.

 5.       Verpackungskonten

Die vereinbarten Mehrwegverpackungen werden durch GILLES TOOLING in Leihgutkonten erfasst und verwaltet. Auf Anforderung von GILLES TOOLING – mindestens jedoch einmal jährlich – ist eine Inventur der Leihverpackungen durch den Zulieferer durchzuführen und die Ergebnisse mit GILLES TOOLING abzustimmen; dazu hat der Zulieferer ebenfalls ein geeignetes eigenes System zur Leihgutverwaltung sicherzustellen. Abweichungen werden nach endgültiger Einigung dem Zulieferer entweder belastet oder durch die Nachlieferung von Verpackungen ausgeglichen.

6.       Sauberkeit Mehrwegverpackungen

Die hochwertigen GILLES TOOLING Produkte setzen eine Sauberkeit aller Verpackungen voraus.

Der Zulieferer trägt die Verantwortung für die permanente Sauberkeit der vereinbarten und von GILLES TOOLING kostenlos bereitgestellten Mehrwegbehältnisse. Der Zulieferer hat durch geeignete Maßnahmen sicherzustellen, dass die an GILLES TOOLING gelieferten Produkte durch die ausgewählte Verpackung weder optisch verunreinigt oder in irgendeiner Art und Weise beschädigt werden können.

 

Serienlieferungen – Transport & Lieferungen

1.       Grundsatz für Lieferungen

Die GILLES TOOLING Einkaufsabteilung legt in den Bestellungen und Verträgen die Anlieferform für Zulieferungen fest. Grundsätzlich wünscht GILLES TOOLING eine Anlieferung „frei Haus“ zu der in den Bestellungen/Verträgen angegebenen Lieferadresse. Die Kosten für den Transport hat der Zulieferer in seiner Artikelkalkulation zu berücksichtigen und in der Angebotsdetaillierung QAF gesondert auszuweisen.

 2.       Konsignationslager

Abhängig von der Bedarfssituation kann GILLES TOOLING die Lieferung in ein Konsignationslager mit dem Zulieferer vereinbaren. Dabei werden für die betreffenden Artikel individuelle Minimum/Maximum-Bestandsgrenzen vereinbart, innerhalb der sich der Zulieferer mit seinen Lieferungen bewegen kann. Die Verantwortung für Steuerung und Einhaltung dieser Bestandsgrenzen obliegt dem Zulieferer. Der Zulieferer bleibt bis zur Entnahme durch GILLES TOOLING oder einem von GILLES TOOLING beauftragt den Dienstleister Eigentümer der Ware. Ein Konsignationslager kann entweder im Werk von GILLES TOOLING oder bei einem externen Dienstleister eingerichtet werden. Der Zulieferer trägt auch eventuelle Kosten für Lager und Handling, die er ebenso in seiner Kalkulation zu berücksichtigen und in der Angebotsdetaillierung QAF auszuweisen hat.

GILLES TOOLING entnimmt die Ware anhand des Bedarfes aus dem Konsignationslager und informiert den Zulieferer über diese Entnahme. Danach ist der Zulieferer berechtigt, seine Rechnung zu erstellen. Ist zwischen Zulieferer und GILLES TOOLING ein „Gutschriftsverfahren“ vereinbart, erfolgt zu diesem Entnahmezeitpunkt eine Gutschrift durch GILLES TOOLING. Die vereinbarte Zahlungsfrist beginnt mit dem Rechnungseingang bei GILLES TOOLING oder der Erstellung der Gutschriftsanzeige.

Weitere Details können in einem separaten Konsignationsvertrag vereinbart werden.

 

 3.       Lieferavisierung

Der Zulieferer ist verpflichtet, jede Serienlieferung an GILLES TOOLING über eine Lieferavisierung (ASN = Advanced Shipping Notification) anzuzeigen bevor die Ware bei GILLES TOOLING oder einem externen Dienstleister eingeht. Dabei sind mindestens die folgenden Daten zu übermitteln:

  • Bestellnummer
  • GILLES TOOLING Artikelnummer und Bezeichnung
  • Gesamtmenge
  • Anzahl Packstücke
  • Typ und Anzahl Mehrwegverpackungen

 

 4.       Lieferdokumente

Der Zulieferer muss sicherstellen, dass alle Warenbegleitdokumente den gesetzlichen Anforderungen des Sende- und Empfangslandes entsprechen. Jeder Lieferung an GILLES TOOLING ist ein Lieferschein mit zu senden. Der Lieferschein muss mindestens folgende Daten enthalten:

  • Bestellnummer
  • GILLES TOOLING Artikelnummer und Bezeichnung
  • Artikel Revisionsstand
  • Chargennummer
  • Liefermenge
  • Typ und Anzahl Packstücke

 

 

5.       Wareneingang bei GILLES TOOLING

Die Anlieferung bei GILLES TOOLING – oder einem externen Lager - hat innerhalb eines mit dem Zulieferer vereinbarten Zeitfensters zu erfolgen. Der Zulieferer ist für die Einhaltung dieses Zeitfensters verantwortlich. Bei abzusehenden Abweichungen vom Anlieferzeitfenster ist die Logistikabteilung von GILLES TOOLING umgehend nach Bekanntwerden zu informieren.  Der Zulieferer trägt bei Nichteinhaltung die sich daraus ergebenen Mehraufwände.

Die Wareneingangsprüfung bei GILLES TOOLING beschränkt sich auf eine reine Identifikations-Prüfung. Der Zulieferer verzichtet mit Annahme der Bestellung auf die Einrede nach §377 HBG.

 6.       Sondertransporte

Der Zulieferer ist für die permanente Einhaltung der vereinbarten Liefertermine eigenverantwortlich. Kann der Zulieferer mit den vereinbarten Transportmitteln und –wegen Liefertermine nicht einhalten, ist er zu Sondertransporten zu seinen Lasten verpflichtet. In dringenden Fällen kann auch GILLES TOOLING selbstständig eine Abholung von Waren beim Zulieferer organisieren, deren Kosten ebenfalls der Zulieferer trägt. Ebenso werden dem Zulieferer eventuell entstehende Mehrkosten von GILLES TOOLING belastet, die GILLES TOOLING durch eine vom Zulieferer zu verantwortende, verspätete Anlieferung bei GILLES TOOLING Kunden entstehen