Directive logistique
Directive logistique
Gilles Tooling Sàrl
Mise à jour juillet 2019
Préface
Les produits GILLES mettent sur une excellente qualité, un design exceptionnel, une exclusivité particulière et confèrent à chaque moto son aspect individuel. Nous accordons la plus grande importance à la satisfaction de toutes les exigences de nos clients, qu'il s'agisse des exigences des motards et des amateurs de sport privés ou des exigences des fabricants de motos internationaux les plus renommés.
Pour atteindre cet objectif, il est indispensable de collaborer avec les meilleurs fournisseurs dans tous les domaines. La satisfaction à 100% de toutes les exigences de qualité ainsi que les processus les plus appropriés, les plus fiables et les plus efficaces sont une nécessité absolue.
Mais la QUALITÉ ne se limite pas à la qualité "technique" des livraisons. Sur les marchés mondiaux où opère GILLES TOOLING, une logistique efficace et excellente est particulièrement importante. Le choix de moyens de transport inappropriés, le non-respect des délais de livraison ainsi que les emballages incorrects ou insuffisants ou le non-respect des prescriptions légales sont des défauts de qualité au même titre que les produits défectueux.
Cette directive logistique définit donc nos principales exigences logistiques pour tous les fournisseurs et constitue un élément essentiel de notre collaboration contractuelle avec nos partenaires externes.
Gerhard Gilles, CEOEric Wagner, responsable logistique
Règlement général
1.validité
Cette prescription est valable pour tous les volumes de livraison effectués par des sous-traitants à GILLES TOOLING. Cette directive s'applique en complément de nos conditions générales d'achat et fait partie intégrante de toutes nos commandes aux sous-traitants.
En acceptant la commande, le sous-traitant déclare également accepter cette directive - si le sous-traitant n'est pas en mesure de respecter cette directive, GILLES TOOLING doit en être informé par écrit avant le début de la livraison.
Le sous-traitant assume tous les frais encourus par GILLES TOOLING en raison du non-respect de cette directive.
2.objectif
L'objectif de cette directive est de garantir les exigences de qualité élevées de GILLES TOOLING en remplissant les exigences détaillées décrites ici tout au long de la chaîne logistique, également en vue d'une exécution optimale de la qualité de livraison. Tous les processus logistiques doivent être standardisés par cette directive, ce qui permet d'optimiser les coûts globaux.
3)Disponibilité des interlocuteurs
Avant la première livraison, le sous-traitant doit désigner un interlocuteur pour toutes les questions logistiques et le communiquer à GILLES TOOLING. Cet interlocuteur doit être disponible pendant l'activité commerciale normale de 7 à 18 heures. En outre, le fournisseur doit désigner un "contact d'urgence" qui est à la disposition de GILLES TOOLING en dehors des activités commerciales normales pour les questions logistiques. Une disponibilité permanente (24h/24 et 7j/7) doit être garantie à cet égard.
4.qualité logistique
Le respect de cette directive logistique est régulièrement pris en compte dans l'évaluation des fournisseurs - ce qui permet d'optimiser en permanence la qualité globale d'un sous-traitant. En cas de non-respect de cette directive, GILLES TOOLING est en droit de mettre en œuvre un processus d'escalade particulier à la charge du sous-traitant.
Livraisons en série - marquage
1)Traçabilité
La traçabilité revêt une grande importance dans la chaîne d'approvisionnement. Le fournisseur doit donc prendre les mesures nécessaires pour assurer la traçabilité de ses livraisons. Le numéro de lot et la date de production doivent être clairement indiqués sur les étiquettes et les documents de livraison. Un seul lot unique est autorisé par poste du bon de livraison.
Si un avis préalable de livraison (ASN) a été convenu entre le fournisseur et GILLES TOOLING, ce numéro de lot doit également être communiqué à GILLES TOOLING avec l'avis.
2.identification des marchandises
L'identification claire des livraisons de marchandises est une nécessité pour un déroulement logistique optimal. Un marquage efficace et compréhensible de tous les colis et supports de charge garantit une saisie efficace des données nécessaires et une optimisation des processus de réception des marchandises, d'entrée et de sortie de stock, de consommation et de saisie des stocks.
3)Étiquettes de marchandises
Chaque colis doit être marqué d'une étiquette de marchandise bien visible de l'extérieur pour identifier son contenu. Chaque étiquette de marchandise doit porter un numéro de colis unique.
En outre, le support de charge (palette ou unité d'expédition) doit également être identifié par une étiquette de marchandise principale expliquant en détail le contenu de l'ensemble du support de charge.
4)Fixation de l'étiquette de marchandise
Chaque étiquette de marchandise doit être fixée de manière sûre au colis/support de charge concerné, de sorte qu'elle ne puisse pas tomber sous les charges de l'ensemble du processus logistique. Avant le début d'une livraison en série, il convient de convenir avec GILLES TOOLING du type, de la quantité et du nombre de points adhésifs ; il faut veiller à ce que les points adhésifs puissent être retirés facilement et sans laisser de traces.
En cas d'utilisation de récipients réutilisables, il convient d'utiliser les poches prévues pour les étiquettes ; l'utilisation d'étiquettes autocollantes est alors interdite. En cas d'utilisation multiple d'emballages, les étiquettes de marchandises éventuellement encore présentes lors de livraisons antérieures doivent être enlevées ou recouvertes de manière à éviter toute confusion.
Les étiquettes de marchandises doivent être apposées comme suit :
a) KLT (emballage réutilisable) ou carton (emballage à usage unique) - en principe sur la face frontale des récipients.
b) Palettes - supports de charge - en principe sur la face frontale du support de stockage empilé.
Livraisons en série - emballage
1erprincipe
Tant la fabrication que le transport et l'élimination des emballages ont un impact sur l'environnement. GILLES TOOLING a pour objectif de réduire au minimum inévitable tout impact sur l'environnement.
GILLES TOOLING attend donc de tous ses fournisseurs de matériel de série qu'ils utilisent exclusivement des emballages réutilisables.
2.planification des emballages
Dans le cadre du processus de création du produit, le sous-traitant est tenu de procéder également à une planification de l'emballage et de la coordonner avec GILLES TOOLING avant la première livraison de pièces de série. Le sous-traitant est responsable du choix de l'emballage approprié. L'emballage doit être choisi de manière à exclure tout dommage et/ou toute contamination ainsi que toute perte dans la chaîne logistique. L'emballage prévu et convenu avec GILLES TOOLING doit être disponible jusqu'à la date de présérie. L'accord sur l'emballage avec GILLES TOOLING ne libère toutefois pas le sous-traitant de sa responsabilité en matière de qualité. Le sous-traitant doit veiller à ce que les produits à livrer à GILLES TOOLING puissent toujours être livrés dans l'emballage prévu et convenu. La livraison de marchandises dans des emballages alternatifs n'est autorisée que dans des cas particuliers et après accord préalable sur une demande de dérogation.
3.frais d'emballage
Le fournisseur doit prendre en compte les frais d'emballage dans le calcul de son offre en tant qu'élément de coût pour le composant à proposer et les indiquer comme poste séparé dans le détail de l'offre QAF.
4)Emballages réutilisables
Le choix de l'emballage réutilisable souhaité par GILLES TOOLING doit faire l'objet d'une planification du produit et du processus par le fournisseur et d'un accord avec GILLES TOOLING. Une fois la décision définitive prise, GILLES TOOLING se charge de l'approvisionnement de l'emballage réutilisable et le met à la disposition du fournisseur pour qu'il vienne le chercher. Les éventuels frais de transport liés à la mise à disposition de l'emballage réutilisable sont à la charge du sous-traitant.
Les emballages réutilisables mis à disposition par GILLES TOOLING ne peuvent être utilisés que pour le transport vers GILLES TOOLING. L'utilisation de ces emballages réutilisables pour les processus internes du sous-traitant n'est pas autorisée. Si le sous-traitant souhaite utiliser d'autres emballages réutilisables pour réaliser d'autres optimisations internes, il peut en discuter avec les responsables de la logistique de GILLES TOOLING ainsi qu'avec le service des achats - en cas d'accord de GILLES TOOLING, le sous-traitant peut se procurer ces emballages réutilisables supplémentaires sous sa propre responsabilité et en prenant en charge les frais.
5.comptes d'emballages
Les emballages réutilisables convenus sont enregistrés et gérés par GILLES TOOLING dans des comptes de prêt. Sur demande de GILLES TOOLING - mais au moins une fois par an - un inventaire des emballages de prêt doit être effectué par le sous-traitant et les résultats doivent être convenus avec GILLES TOOLING ; à cet effet, le sous-traitant doit également assurer un propre système approprié de gestion des emballages de prêt. Après accord définitif, les écarts seront soit facturés au sous-traitant, soit compensés par la livraison d'emballages supplémentaires.
6.propreté des emballages réutilisables
Les produits de haute qualité de GILLES TOOLING supposent une propreté de tous les emballages.
Le sous-traitant est responsable de la propreté permanente des emballages réutilisables convenus et mis à disposition gratuitement par GILLES TOOLING. Le sous-traitant doit s'assurer par des mesures appropriées que les produits livrés à GILLES TOOLING ne peuvent pas être visuellement contaminés ou endommagés de quelque manière que ce soit par l'emballage choisi.
Livraisons en série - Transport & livraisons
1erprincipepourles livraisons
Le service Achats de GILLES TOOLING détermine dans les commandes et les contrats le mode de livraison des fournitures. En principe, GILLES TOOLING souhaite une livraison "franco domicile" à l'adresse de livraison indiquée dans les commandes/contrats. Le sous-traitant doit tenir compte des frais de transport dans le calcul de ses articles et les indiquer séparément dans le détail de l'offre QAF.
2.stock en consignation
En fonction de la situation des besoins, GILLES TOOLING peut convenir avec le sous-traitant de la livraison dans un entrepôt de consignation. Dans ce cas, des limites individuelles de stock minimum/maximum sont convenues pour les articles concernés, limites dans lesquelles le sous-traitant peut se mouvoir avec ses livraisons. La responsabilité de la gestion et du respect de ces limites de stock incombe au sous-traitant. Le sous-traitant reste propriétaire des marchandises jusqu'à leur retrait par GILLES TOOLING ou par un prestataire de services mandaté par GILLES TOOLING. Un stock de consignation peut être constitué soit dans l'usine de GILLES TOOLING, soit chez un prestataire externe. Le sous-traitant supporte également les éventuels frais de stockage et de manutention, qu'il doit également prendre en compte dans son calcul et faire apparaître dans le détail de l'offre QAF.
GILLES TOOLING prélève la marchandise dans le stock de consignation en fonction des besoins et informe le sous-traitant de ce prélèvement. Le sous-traitant est ensuite en droit d'établir sa facture. Si une procédure de "note de crédit" a été convenue entre le sous-traitant et GILLES TOOLING, une note de crédit est établie par GILLES TOOLING au moment de ce prélèvement. Le délai de paiement convenu commence à courir à la réception de la facture par GILLES TOOLING ou à l'établissement de l'avis de crédit.
D'autres détails peuvent être convenus dans un contrat de consignation séparé.
3.avis de livraison
Le sous-traitant est tenu d'informer GILLES TOOLING de chaque livraison en série par le biais d'une notification de livraison (ASN = Advanced Shipping Notification) avant que la marchandise ne soit reçue par GILLES TOOLING ou par un prestataire de services externe. Les données suivantes doivent être transmises au minimum :
- Numéro de commande
- Numéro d'article et désignation GILLES TOOLING
- Quantité totale
- Nombre de colis
- Type et nombre d'emballages réutilisables
4.documents de livraison
Le fournisseur doit s'assurer que tous les documents d'accompagnement des marchandises sont conformes aux exigences légales du pays d'envoi et du pays de réception. Chaque livraison à GILLES TOOLING doit être accompagnée d'un bon de livraison. Le bon de livraison doit contenir au moins les données suivantes :
- Numéro de commande
- Numéro d'article et désignation GILLES TOOLING
- Article État de révision
- Numéro de lot
- Quantité livrée
- Type et nombre de colis
5.réception des marchandises chez GILLES TOOLING
La livraison chez GILLES TOOLING - ou dans un entrepôt externe - doit avoir lieu dans un créneau horaire convenu avec le sous-traitant. Le fournisseur est responsable du respect de ce créneau horaire. En cas d'écart prévisible par rapport au créneau horaire de livraison, le service logistique de GILLES TOOLING doit en être informé dès qu'il en a connaissance. En cas de non-respect, le sous-traitant assume les frais supplémentaires qui en découlent.
Le contrôle à la réception des marchandises chez GILLES TOOLING se limite à un simple contrôle d'identification. En acceptant la commande, le sous-traitant renonce à l'exception prévue au §377 HBG.
6.transports spéciaux
Le sous-traitant est responsable du respect permanent des délais de livraison convenus. Si le sous-traitant ne peut pas respecter les délais de livraison avec les moyens et les voies de transport convenus, il est tenu d'effectuer des transports spéciaux à sa charge. En cas d'urgence, GILLES TOOLING peut également organiser de manière autonome un enlèvement de marchandises chez le sous-traitant, dont les frais sont également à la charge du sous-traitant. De même, les frais supplémentaires éventuellement encourus par GILLES TOOLING du fait d'un retard de livraison aux clients de GILLES TOOLING imputable au sous-traitant seront à la charge de ce dernier.